Administrador de PH: qué puede y qué no puede exigirle

El administrador puede exigirle el pago de cuotas de administración, el cumplimiento del reglamento y del manual de convivencia, y autorización previa para reformas que toquen bienes comunes o fachada. No puede cortarle el agua ni la luz, cambiarle la cerradura, prohibirle el ingreso, ni inventar sanciones que no estén escritas en el reglamento.

En el Oriente Antioqueño casi toda la oferta de vivienda campestre y de apartamentos está bajo régimen de propiedad horizontal: parcelaciones cerradas en La Ceja, El Retiro y Rionegro, unidades frente al embalse en Guatapé y El Peñol, condominios en El Carmen de Viboral. Comprar ahí significa aceptar un reglamento que ya existe y una administración con facultades reales, pero limitadas. Vale la pena saber dónde está la línea antes de firmar.

¿De dónde salen las facultades del administrador?

De tres documentos, en este orden:

1. La Ley 675 de 2001, que regula el régimen de propiedad horizontal en Colombia. Define quién es el administrador, ante quién responde y qué funciones tiene.
2. El reglamento de propiedad horizontal, la escritura pública que constituyó la copropiedad y que está inscrita en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Ahí están los coeficientes, los bienes comunes y las reglas de fondo.
3. Las decisiones de la asamblea general de copropietarios y el manual de convivencia que ella apruebe.

El administrador no crea reglas: ejecuta las que están en esos tres niveles. Cuando le exija algo, la pregunta correcta siempre es la misma: ¿en qué artículo del reglamento o en qué acta de asamblea está eso? Si no puede señalarlo, no es exigible.

Un detalle práctico: el administrador es el representante legal de la copropiedad y responde ante el consejo de administración y ante la asamblea, no al revés. Es un mandatario, no una autoridad.

¿Qué sí le puede exigir legítimamente?

Pagar la cuota de administración, completa y a tiempo. Es la obligación central. Se calcula sobre el coeficiente de copropiedad que aparece en la escritura, no sobre el uso que usted le dé al inmueble. Si su casa campestre permanece cerrada once meses al año, la cuota se causa igual.

Pagar cuotas extraordinarias aprobadas por la asamblea. Reparación de la planta de tratamiento, repotenciación del ascensor, impermeabilización de cubiertas. Si la asamblea las aprobó con el quórum que exige el reglamento, son exigibles aunque usted haya votado en contra o no haya asistido.

Cumplir el manual de convivencia. Horarios de trasteo, uso de zonas comunes, tenencia de mascotas, ruido, parqueo de visitantes, uso de la piscina o del muelle.

Pedir autorización antes de intervenir bienes comunes. Cerrar un balcón, cambiar el color de la fachada, instalar un aire acondicionado con unidad exterior, abrir un vano en un muro estructural, poner un muelle o una plataforma flotante. La fachada es bien común aunque quede pegada a su apartamento.

Exigir paz y salvo de administración para ciertos trámites. El más importante: la certificación de que el inmueble está al día es un documento que la notaría y el comprador van a pedir en la venta. En el Oriente Antioqueño, donde un cierre de compraventa toma normalmente entre 30 y 45 días una vez acordado el negocio, una deuda de administración descubierta tarde es una de las razones más comunes de aplazamiento.

Permitir acceso para reparaciones urgentes. Si una fuga en su unidad está dañando la de abajo o un bien común, el administrador puede exigir el acceso, con aviso previo y en condiciones razonables.

Cobrar intereses de mora sobre las cuotas atrasadas, en el porcentaje que autorice la ley y el reglamento, e iniciar cobro por vía ejecutiva. La certificación de deuda que expide el administrador presta mérito ejecutivo: eso significa que puede demandarlo sin necesidad de un proceso previo que declare la deuda.

Publicar la lista de morosos en las carteleras internas de la copropiedad, cuando el reglamento lo prevé.

¿Qué no le puede exigir ni hacer?

Cortarle los servicios públicos domiciliarios. Ni agua, ni energía, ni gas. El contrato de servicios públicos es entre usted y la empresa prestadora. La copropiedad no es parte y no puede suspenderlos por mora en administración. Esta es la vía de hecho más frecuente y la más fácil de tumbar por tutela.

Impedirle el ingreso a su propiedad o a su parqueadero privado. Ninguna deuda justifica bloquear el acceso a un bien de dominio privado.

Cambiar cerraduras, retirar puertas o desconectar el citófono de una unidad privada.

Prohibirle el uso de zonas comunes esenciales. Puede haber restricciones al uso de zonas comunes no esenciales (piscina, gimnasio, salón social, cancha) cuando el reglamento lo contempla y previo debido proceso. Pero nadie puede impedirle usar los accesos, escaleras, ascensores o vías internas: sin eso no puede llegar a su casa.

Sancionarlo sin debido proceso. Antes de una multa debe existir la conducta descrita en el manual de convivencia, una comunicación escrita, la oportunidad de que usted presente descargos y una decisión del órgano competente según el reglamento. Una multa impuesta por el administrador de su propio criterio, sin notificación previa, no se sostiene.

Impedirle vender o arrendar su inmueble. Puede exigir el paz y salvo y registrar al nuevo residente, pero no aprobar ni vetar al comprador o al arrendatario.

Prohibirle asistir a la asamblea. Puede ocurrir que el moroso pierda el derecho a voto si el reglamento lo establece, pero el derecho a estar presente y a ser escuchado no desaparece.

Cobrarle rubros que no aprobó la asamblea. Cuotas nuevas, sobretasas, “aportes voluntarios obligatorios” o incrementos por fuera del presupuesto aprobado.

Exigirle documentos que no le competen. Su declaración de renta, sus extractos bancarios o el detalle de sus ingresos no son asunto de la administración.

Entrar a su inmueble sin autorización, salvo emergencia que amenace la integridad de personas o de bienes comunes.

¿Y en el alquiler por temporada frente al embalse?

Es el punto más caliente en Guatapé, El Peñol y las parcelaciones de Rionegro y La Ceja. La regla general: si el reglamento de propiedad horizontal, aprobado por asamblea, restringe o condiciona el uso del inmueble para hospedaje de corta estancia, esa restricción es oponible. La copropiedad puede fijar reglas de ingreso de visitantes, registro de huéspedes, depósitos por uso de zonas comunes y horarios.

Lo que el administrador no puede hacer es prohibirlo por decisión propia, sin que exista norma en el reglamento o decisión válida de asamblea. Antes de comprar pensando en rentar por noches, lea el reglamento completo y pida las actas de las últimas asambleas. En la zona el arriendo tradicional ha rendido entre el 5 y el 9 por ciento bruto anual y el alquiler por temporada entre el 8 y el 15 por ciento bruto, así que una cláusula restrictiva cambia por completo el sentido de la compra. Es historia de la zona, no una promesa.

¿Cómo reviso todo esto antes de comprar?

Pida seis documentos y léalos antes de firmar promesa:

• Certificado de tradición y libertad, que se solicita con la matrícula inmobiliaria y muestra propietario inscrito, hipotecas, embargos y afectaciones.
• Reglamento de propiedad horizontal completo, con sus reformas.
• Manual de convivencia vigente.
• Paz y salvo de administración del inmueble.
• Actas de las últimas asambleas y del consejo, para ver cuotas extraordinarias aprobadas o en discusión, litigios y obras pendientes.
• Presupuesto del año en curso y estado de cuentas de la copropiedad, para saber si el fondo de imprevistos existe y con cuánto cuenta.

Sume a eso el uso del suelo, que define el Plan de Ordenamiento Territorial de cada municipio y determina si un predio admite vivienda campestre, parcelación o solo uso agrícola. En parcelaciones del Oriente es común encontrar que lo que el reglamento permite y lo que el POT permite no coinciden del todo.

Y presupueste bien: los gastos de cierre del comprador suelen sumar cerca del 2 por ciento adicional al precio. Sobre un apartamento en Guatapé o El Peñol, donde el valor típico ronda $510 millones, o una casa campestre cuyo valor típico en la misma zona ronda $990 millones, ese porcentaje no es un detalle.

¿Qué hago si el administrador se extralimita?

Primero, por escrito. Un derecho de petición dirigido al administrador, con copia al consejo de administración, pidiendo el fundamento reglamentario de la exigencia. Deja constancia y muchas veces resuelve el asunto solo.

Segundo, al consejo y a la asamblea. El administrador responde ante ellos. Puede pedir que se convoque asamblea extraordinaria si reúne el porcentaje de coeficientes que exige el reglamento.

Tercero, conciliación. Muchos reglamentos prevén un comité de convivencia como paso previo. También se puede acudir a un centro de conciliación.

Cuarto, autoridades. La inspección de policía del municipio conoce de asuntos de convivencia. Frente a vías de hecho que afecten derechos fundamentales, corte de servicios públicos o bloqueo de acceso a la vivienda, la acción de tutela es el camino y suele resolverse rápido.

Quinto, jurisdicción ordinaria. La impugnación de decisiones de asamblea contrarias a la ley o al reglamento tiene un término corto contado desde la comunicación de la decisión. No lo deje pasar.

¿Y si el que debe soy yo?

Si está en mora, asuma que la copropiedad tiene herramientas eficaces: la certificación de deuda presta mérito ejecutivo y el proceso puede terminar con la persecución del propio inmueble. Los acuerdos de pago escritos, aprobados por el consejo, son la salida sensata y suelen aceptarse.

Si va a vender, cierre esa deuda antes de sacar el inmueble al mercado, no durante la negociación. Y tenga en cuenta el otro frente: el impuesto predial va del 0,3 al 1,2 por ciento del avalúo catastral según el municipio, y la ganancia ocasional por la venta se liquida al 15 por ciento cuando el inmueble se tuvo dos años o más. Predial, valorización y administración al día son los tres paz y salvo que todo comprador serio va a pedir.

Mike Zapata · Corredor con licencia · escribe para la red. Corredor de finca raíz con licencia, especializado en Guatapé y El Peñol, Antioquia, Colombia. Fundador de Mike Zapata Real Estate y autor de las guías de los portales Guatapé Properties y Guatapé Finca Raíz.